年会的准备工作

 年会资讯     |      2016-07-25 12:11

  商务年会有各种不同的类型,从举办单位来看,有行业举行的行业年会,有企业举行的年会;从举办的目的看,有同行业各企业的技术或负责人代表的技术交流大会,有的是员工总结大会,有的是答谢客户的大会;从形式看,有的是表彰性的,有的是娱乐性的,还有的是赛事性的。因此在计划之前需要明确召开会议的目的和目标,不同的会议需要不同的环境。

  1、明确年会主题

  任何商务年会都有自己的主题、举办日、举办形式,主题的确定一般由领导集体决定,只有主题明确,负责筹备会议的领导班子成员才能围绕会议主题,有的放矢地确定计一划、议程、期限、出席人员、预算等。

  2、建立商务年会筹备班子

  召开一个大型的商务年会,要有许多人参与组织和服务工作。这些人应有明确的分工,各负其责。要建立各种小组,可以使他们在统一领导之下,各自独立地开展工作。一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设:秘书组,负责会议的日程和人员安排及文件、简报、档案等文字性工作;总务组,负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作;保卫组,负责大会的安全保卫工作。根据会议规模的大小、性质的不同还可以增发其他必要的小组。

  负责等备会议的领导班子成员,应根据年会主题明确分工,确定工作任务及具体的要求,责任到人,最终才能实现商家举办年会的目的。

  3、确定与会人员和日程安排

  根据年会主题和队象确定与会人员,确定与会人员是非常重要的工作。该到会的,一定要通知到;不应当到会的,就不应当参加。这里出现了差错,后果是很严重的。确定与会人员,可以采用以下方法;查找有关文件、档案资料;请人事部门提供;征求各部门意见;请示领导。

  根据年会主题,秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来,列出议程表,合理安排日程,提交领导确定,以保证会议有秩序地进行。

  4、确定年会场地

  商务年会场地的选择要根据年会主题、出席会议的人数及与会人员的身份,会议的目标和与会者的偏好等因素来综合考虑。

  商务年会的场地按类型划分为商务型酒店和度假型酒店,按地理位置划分为市中心酒店和市郊酒店。

  (1)商务型酒店。这类酒店无论在外部设计还是在内部装修,以及可提供的先进通信工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层),一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒腊既能接待小型会议也能接待大型会议,有一个或多个多功能厅,24小时全天候办公,有较强的服务能力,此外还有多个中、西式铰厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

  (2)度似型酒店。这类酒店一般建在旅游胜地或海边,外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色,集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展,度假型酒店也能提供相应的会议殳施、美食和各种代表地方和季节特色的活动,这些无疑大大方便了会议单位。

  (3)市中心酒店。在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区,那么选择这样的酒店时明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店,这样与会者的随行家属便有很多活动可以安排。

  (4)市郊酒店。对于在当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店是大受欢迎的。明确场地之后,需要同会议场所的销售部门直接联系,进行一个非常详细的报价咨询,建议最好货比三家,当然也需要同时与一两个会议场所保持联系以备急需时进行调整。

  5、发出通知

  参加商务年会的名单确定后,即可向与会人发出通知,便于他们做好准备工作。有时准备工作量比较大,而距离开会时间还远,可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前,再发出开会通知。通知一般用书面形式。内容包括会议名称、开会的目的、内容、与会人应准备什么、携带什么、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。与会人接到通知后,应向大会报名。告知将参加会议,以便大会发证、排座、安排食宿等。

  6、做好年会的预算工作

  (1)交通费用预算。交通费用的预算要根据年会主题、举办地与出席人员的构成以及其所在地来考虑。可以分为出发地至会务地的交通费用,包括航班、铁路、公路、客轮以及目的地车站、机场、码头住宿地的交通费用;会议期间交通费用主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通费用,会所到餐饮地点的交通费用,会所到商务交际场地的交通费用,商务考察交通费用以及其他与会人员可能使用的预定交通费用;欢送交通费用及返程交通费用,包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口的交通费用。

  (2)会议厅的租借费用。会议厅的租借要根据企业具体情况和年会的主题以及规模来决定。

  会议厅场地租赁包括常用设施如音响系统、主席台、桌椅等。有些会议没施的特殊设备是另计费的,如投影仪、多媒体系统、摄录设备、移动式翻译系统、会场展示系统等。这些特殊设备在租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

  (3)住宿费用。根据年会丰题、举办地与出席人员的构成以及其所在地和年会时间长短来考虑住宿费用,住宿费是年会的主要的开支之一,正常的住宿费除与星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关。如客房内的长途通信、洗换、互联网、水果提供等。会议主办方应与洒店方明确关闭或者开放的服务项负目及范围。

  (4)餐饮费用。餐饮费用是年会的最主要的开支之一,费用的多少与会议的规模、出席人员的构成、数量有直接关系。

  早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌就餐,费用按人数汁算即可。中餐及午餐基本属于正餐,可以依据参与人数拟定就餐形式,既可选择自助餐形式也可采用传统的圆桌就餐形式。需要注意的是,年会的餐饮费用还应包括联谊酒会的费用。

  (5)会场茶歇费用,此项费用基本上是按人数预算的,预算时可以提出不同茶歇时段的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要额外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡及点心为主。

  (6)其他费用。其他费用是指年会过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、纪念品、模特与礼仪服务、演员演出费用、临时道具、传真及其他通信、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等费用。

  7、现场考察

  做好年会预算后,进行实地考察是十分重要的,以确保年会当天万无一失。

  实地考察的内容可包括:视察选定的场所和设施,检查并比较各项设施;协调会务工作人员的活动;准备年会所需要的所有设备,并提前安防在指定位置,提前调试好设备,并进行演练,确保年会的顺利进行。

  8、拟定商务年会餐单

  餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者圆桌餐,类别有中式、西式及清真系列。事先要依据餐饮预算、与会人员情况、个人私忌等选定好菜式,明确好菜单及上菜顺序。

  需要特别注意的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。

  9、安排年会节目

  商务年会中为烘托气氛一般都安排节目演出,节目内容要与年会主题相辅相成,特别是有外国宾客在场的情况下,节目既要体现年会主旨又要满足宾客品位、照顾到外国客人的感受和兴趣。可以选取一些带有我国传统民俗特色的节目供他们欣赏,也可以精心挑选一些他们国家特有风情的文娱节日,让外国宾客能在异国他乡体验到宾至如归的亲切感。

  许多商务年会的余兴活动是舞会,举行舞会既可以活跃气氛,也可以拉近公司员工与员工、员工与领导间的距离,增强交流,打破隔阂。年会舞曲的确定要事先选取好。选择曲目时应根据与会人员年龄、身份、职务挑选,多以交谊舞曲为主,如若年轻人较多,可适当穿插几支快节奏的迪曲、拉丁舞曲、恰恰舞曲助兴。